http://www.angelfire.com/gundam/powerpoint1/
Introducción:
Microsoft Office incluye un programa que permite crear y modificar presentaciones para el mejor desarrollo de una charla, presentación de información o de algún tema cotidiano. Este programa fue denominado Microsoft PowerPoint, cuyos archivos son llamados presentaciones. Así también a sus aplicaciones se les llama presentaciones, y están compuestas de diapositivas donde se pueden plasmar informaciones (texto) o lo que se quiera emitir, inclusive se puede introducir imágenes, fotos, gráficas, tablas, etc.
Este programa nos permite animar nuestras presentaciones hasta incorporar en cada presentación un sonido.
Este es un sistema visual y de proyección hacia los demás para la educación, presentación de productos y en otros casos puede ser publicado en la red.
1. Arrancando PowerPoint
Vamos a ver las dos formas básicas de arrancar PowerPoint.
1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él arrancará el programa.
2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.
Ahora arranca el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta forma aprenderás mejor el manejo de este programa. Para que te sea fácil el seguir la explicación al mismo tiempo que tienes abierto el programa te aconsejamos que combines dos sesiones, si no sabes cómo hacerlo no te preocupes aquí te explicamos cómo compaginar dos sesiones.
2. Crear una Presentación
Para crear una presentación con un asistente sigue estos pasos:
En el panel de Tareas encontrarás una sección llamada Nuevo, selecciona la opción Del Asistente para auto contenido.
Si no tienes abierto el panel de tareas también puedes ir al menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo.
Una vez elegida la opción Del asistente para contenido aparecerá una ventana como la que mostramos a continuación.
En la parte izquierda de la ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar).
Si nos arrepentimos y no queremos crear la presentación, pulsar el botón Cancelar para salir del asistente.
Pulsando el botón Siguiente > seguimos con el asistente.
Crear una Presentación con una Plantilla
Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos:
En el Panel de Tareas de la sección Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opción Plantillas generales... como te mostramos a la derecha.
Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.
Una vez seleccionada la opción Plantillas generales te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te mostramos a continuación.
Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor.
Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Aceptar.
Crear una Presentación en Blanco
Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:
En el Panel de Tareas de la sección Nuevo selecciona la opción Presentación en Blanco.
Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.
A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás.
Puede que tengas configurado PowerPoint para que automáticamente se abra la sección Aplicar diseño de diapositiva para que puedas asignar a la nueva diapositiva uno de los diseños predefinidos.
3. Guardar una presentación
A continuación veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles.
Guardar una Presentación
Para guardar una presentación podemos ir al menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o también se puede hacer con el botón .
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.
Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 95, desplegaremos la lista de Guardar como tipo y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.
Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con la extensión ppt.
Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra de herramientas o seleccionamos la opción Guardar del menú Archivo no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.
Si queremos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentación utilizando una presentación que ya tenemos) desplegaremos el menú Archivo y seleccionamos la opción Guardar como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.
Guardar una Presentación como Página Web
Para guardar una presentación como página Web y así poder verla con un navegador, despliega del menú Archivo la opción Guardar como página Web.
Al seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos a continuación.
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar.
El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación.
4. Abrir una presentación
A continuación veremos cómo podemos abrir una presentación ya creada para verla o para modificarla.
Abrir una Presentación
Para abrir una presentación podemos elegir entre:
¨ ir al menú Archivo y seleccionar la opción Abrir,
¨ cliquear en el botón Abrir de la barra de herramientas,
¨ desde el Panel de Tareas en la sección Abrir una presentación seleccionar la opción Más presentaciones.
En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas ( en nuestro caso Titulo 1). Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos clic en su nombre y se abre automáticamente, en caso contrario hacer clic en Más presentaciones...
En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentación que queremos abrir, a continuación seleccionamos la carpeta que contiene la presentación. Una vez hayamos seleccionado la presentación pulsamos en el botón Abrir.
Cuando seleccionamos una presentación aparece una pequeña representación de ella en la zona de la derecha.
5. Tipos de Vistas
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final.
Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos.
Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción normal.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva.
Vista Clasificador de diapositivas
Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas.
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.
Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva.
Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.
Vista Presentación con diapositivas
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación.
Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción Presentación con diapositivas.
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o pulsar la tecla F5.
Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.
Zoom
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos.
Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en el panel sobre el cual quieres que se aplique el zoom y después despliega el menú Ver y selecciona la opción Zoom....
Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a continuación.
En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas.
Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33,50,66,100, ...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje.
También se puede aplicar el zoom a través de la barra estándar de herramientas con el cuadro , si pulsamos sobre la flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos aplicar.
6. Trabajar con diapositivas
Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc.
A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.
Insertar una nueva diapositiva
Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.
Puedes añadir una diapositiva de varias formas:
¨ Pulsa en el botón que se encuentra en la barra de Formato.
¨ Puedes hacerlo también a través de la barra de menús seleccionando el menú Insertar y después seleccionando la opción Nueva diapositiva
¨ O bien puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + I.
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta.
Para acabar la inserción de la diapositiva tendrás que seleccionar qué diseño quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrás que hacer clic sobre el diseño que quieras del Panel de tareas.
Como puedes apreciar en la imagen de la derecha puedes elegir una diapositiva para introducir texto y además con un formato determinado, o puedes elegir una diapositiva en blanco para añadirle lo que quieras o con objetos.
Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos selecciones la pestaña de diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la diapositiva.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:
¨ Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón copiar que se encuentra en la barra estándar.
Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón pegar .
¨ También puedes hacerlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Copiar.
Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y desplegando el menú Edición, seleccionar la opción Pegar.
¨ Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco negro).
Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción copiar.
Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar.
Por último selecciona del menú contextual la opción pegar.
¨ Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar).
Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente.
Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si las diapositivas están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.
Duplicar una diapositiva
Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedo copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
¨ Hazlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Duplicar diapositiva.
¨ Otra forma es utilizando el menú contextual.
¨ O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + D
Mover diapositivas
Mover arrastrando.
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrástrala hasta la posición donde quieres situarla.
Al desplazarla verás que el puntero del ratón es una flecha con un rectangulo debajo y aparece una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se situará la diapositiva, por ejemplo si queremos colocar la primera diapositiva entre las diapositivas 5 y 6, moveremos el ratón hasta que la línea esté entre la 5 y la 6.
Una vez te hayas situado en la posición donde quieres poner la diapositiva suelta el botón del ratón y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición e incluso se renumerarán las diapositivas.
Para mover una diapositiva estando en el área de esquema pulsa con el botón izquierdo del raton sobre y sin soltarlo arrástralo hasta la posición donde quieras moverla, una vez situado suelta el botón y automáticamente la diapositiva se desplazará y se renumerarán todas las diapositivas.
Como puedes apreciar en estas imágenes la diapositiva número dos a pasado a ocupar la posición número 4 y la que ocupaba la posición 4 pasa a ser la 3 y la 3 pasa a ser la 2.
Otras formas de mover.
Otra forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra.
Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, después las cortamos ( utilizando el botón cortar de la barra estándar, utilizando la barra de menús, el menú contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por último pegamos de la misma forma que cuando copiamos.
Eliminar diapositivas
Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas.
-Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
-Desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Eliminar diapositiva.
-Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva.
-La última forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.
7. Manejar objetos
Los objetos no son más que elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.
Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con más detalle.
Sobre los objetos podemos realizar las mismas funciones que sobre las diapositivas, es decir, podemos borrar, seleccionar, mover, copiar, etc.
Seleccionar Objetos
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él. Si te aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto pasará a estar seleccionado, el marco tomará un aspecto diferente como el que te mostramos a continuación .
Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.
Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla Shift (mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos.
Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.
Copiar Objetos
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:
Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome este aspecto :. Puedes seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.
A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos copiar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.
Luego dar la orden de copiar . Esto lo podemos hacer de varias formas:
- Desplegando el menú Edición y seleccionado la opción Copiar,
- con las teclas (Ctrl + C),
- con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),
- o con el icono de la barra estándar.
Por último dar la orden de pegar. Esto también lo podemos hacer de varias formas:
- Desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Pegar,
- con las teclas (Ctrl + V),
- con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón),
- o con el icono de la barra estándar.
Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se sitúe encima del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.
La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.
Mover Objetos
Mover arrastrando.
Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto , pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.
¨ Mover cortando.
Si quieres mover un objeto de una diapositiva a otra tendrás que seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después situarte en la diapositiva a la que quieres mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto.
En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original.
Esto lo puedes hacer también con las opciones Cortar y Pegar del menú Edición y del menú contextual, o con los iconos de la barra estándar .
Si nosotros movemos un gráfico de una diapositiva a otra es posible que en la diapositiva original quede una sección reservada a insertar un contenido aunque éste lo hayamos quitado.
Modificar el tamaño de los objetos
Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos.
Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que pinchar en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto.
Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma.
8. Trabajar con Textos
En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.
Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea.
Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto:
Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía ("Haga clic para agregar titulo") desaparecerá y aparecerá el punto de inserción.
Empieza a insertar el texto.
Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.
Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva.
Para añadir un nuevo cuadro de texto puedes elegir entre:
- Hacer clic en el botón Cuadro de texto de la barra de dibujo,
- o desde la barra de menús desplegando el menú Insertar y seleccionando la opción Cuadro de texto.
Verás como el cursor toma este aspecto, donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a escribir el texto.
Introduce el texto.
- Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces Esc.
- PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño y el color de los textos fácilmente. Para ello tenemos el menú Formato de la barra de menús o la barra de formato:
Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto.
Después desplegamos el menú Formato y seleccionamos Fuente.
En la sección Fuente: selecciona de la lista el tipo de letra que quieras aplicar. También lo puedes hacer desde la barra de formato con
En Estilo de fuente: indícale si quieres que sea cursiva (Ejemplo texto cursivo), negrita (Ejemplo texto con negrita), negrita y cursiva (Ejemplo texto negrita cursiva), etc.
En tamaño selecciona las dimensiones de la letra (Ejemplo, Ejemplo, Ejemplo).
Podemos aplicar otros efectos como puede ser el subrayado , con sombras, relieve, etc. Estos efectos podrás combinarlos a tu gusto.
También es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable Color: selecciona el que más te guste, si de la lista que aparece no te gusta ninguno, pulsa en el botón más colores, aparecerá la ventana que te mostramos a continuación y de la pestaña Estándar selecciona el que más te guste.
Una vez seleccionado el color deseado pulsa Aceptar.
Esto lo puedes hacer también desde la barra de formato con el icono .
Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a los márgenes del cuadro del texto.
Para aplicar una alineación puedes utilizar los iconos de la la barra de formato o desplegar el menú Formato y seleccionar Alineación, después elige la que más te guste.
Existen 4 tipos de alineación:
Izquierda que situa al texto lo más cerca del margen izquierdo.
Derecha que situa al texto lo más cerca del margen derecho.
Centrado que centra el texto.
Justificado Acopla el texto al ancho del cuadro de texto.
Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría.
Para aplicar una sangría sigue estos pasos:
Una vez introducido el texto selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangría.
A continuación pulsa en el botón Aumentar Sangría que se encuentra en la barra de formato. Cuando aplica la sangría también disminuye el tamaño de la letra.
Al igual que puedes aumentar la sangría también puedes reducirla con el botón Disminuir Sangría .
A la derecha te mostramos una diapositiva en la que se ha aplicado una sangría al texto.
Después selecciona el texto, despliega el menú Formato y selecciona la opción Numeración y viñetas.
Por último pulsa Aceptar.
Incluso podemos utilizar otras imágenes pulsando en el botón Imagen... o utilizar otros símbolos pulsando en el botón Personalizar...
9. Trabajar con Tablas
Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos:
Despliega el menú Insertar y selecciona la opción Tabla o utiliza el botón de la barra de herramientas.
¨ Si lo haces a través del menú Insertar te aparecerá una ventana en la que podrás indicar el número de columnas y filas.
Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la tabla.
¨ Si utilizas el botón para crear la tabla verás que al pulsar en él se despliega y aparece un cuadro como el que te mostramos. Los cuadros azules indican el número de filas y columnas que tendrá la tabla, en este caso crearía una tabla con 2 filas (horizontal) y 3 columnas (Vertical).
Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras escribir, el cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.
Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...
Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la
Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar Supr.
Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la barra de herramientas Tablas y bordes despliega la lista Tabla y selecciona la opción Eliminar filas.
Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y después de la barra de herramientas Tabla y bordes despliega la opción Tabla y selecciona la opción Eliminar columnas.
Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla Shift
Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar.
¨ Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qué altura de la tabla queremos insertarla, después nos situaremos en alguna celda de la fila más proxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuación desplegamos el menú Tabla de la barra Tablas y bordes. Por último nos queda seleccionar Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos).
¨ Para insertar una nueva columna el proceso es similar.
Sitúate en la columna más cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, después, de la barra de herramientas Tablas y bordes despliega el menú Tabla y elige Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha según donde quieras situar la nueva columna.
Modificar el formato de una tabla consiste en modificar su aspecto cambiándole por ejemplo el color, los bordes, etc.
A continuación veremos cómo podemos cambiar el color y los bordes de una tabla.
Para poder modificar una tabla primero tienes que seleccionarla haciendo clic sobre uno de sus bordes.
¨ Del menú Formato selecciona la opción Tabla, verás que se abre una ventana como la que te mostramos a continuación
¨ En la pestaña Bordes de esta ventana podrás cambiar los bordes de la tabla.
Como puedes ver en la parte derecha de la ventana aparece un dibujo que representa tu tabla.
Lo primero que tienes que hacer es seleccionar el estilo que quieres aplicar al borde haciendo clic sobre alguno de la lista del cuadro Estilo:.
Selecciona después el color desplegando la lista y haciendo clic sobre el que te gusta del cuadro desplegable Color:.
Elige el ancho o grosor del borde que quieres ponerle a la tabla del cuadro desplegable Ancho:.
En la parte derecha aparece una tabla dibujada junto con unos botones a su alrededor, estos botones al pulsarlos aplicarán el estilo que has elegido al borde de la tabla que indica el botón.
Si pulsamos sobre uno de los botones que permanecen hundidos el correspondiente borde de la tabla desaparecerá.
Si quieres ver cómo quedará la tabla antes de aplicarle los cambios definitivamente pulsa Vista Previa y si estás conforme pulsa Aceptar sino pulsa Cancelar.
¨ también puedes hacer lo mismo desde la barra Tablas y bordes con los botones .
Si quieres cambiar el color de fondo de la tabla sigue estos pasos:
Selecciona la tabla haciendo clic sobre uno de sus bordes.
Del menú Formato selecciona la opción Tabla....
En la ventana que aparece haz clic sobre la pestaña Relleno.
De la lista desplegable selecciona el color que más te gusta, en el caso de no encontrarlo pulsa en Más colores... y elige el que te gusta, después pulsa Aceptar.
Puedes hacer que el color de relleno sea algo transparente si activas la casilla Semitransparente.
Si desactivas la casilla Color de relleno el color de relleno será transparente, por lo que cojerá el color del fondo de la diapositiva donde se encuentra la tabla.
Combinar celdas consiste en convertir 2 o más celdas en una sola por lo que dejará de haber borde de separación entre una celda y otra ya que serán una sola. Esto nos puede servir por ejemplo para utilizar la primera fila para escribir el título de la tabla. En este caso habría que combinar todas las celdas de la primera fila en una sola.
Mientras que dividir celdas consiste en partir en dos una celda.
¨ Para combinar celdas tienes que seleccionar las celdas que quieres combinar, después pulsa en el botón que se encuentra en la barra de herramientas Tablas y bordes.
Si no aparece el botón despliega el menú Ver y de la opción Barra de herramientas elige Tablas y bordes.
¨ Para dividir una celda en dos elige la celda que quieres dividir y pulsa en el botón Dividir celdas .
10. Trabajar con Gráficos
Para insertar un gráfico en una diapositiva unicamente tienes que pulsar en el botón de la barra estándar.
PowerPoint insertará un gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.
En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim.,2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y.
Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, unicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.
Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
Por defecto PowerPoint utiliza el gráfico de barras porque es el más utilizado ya que representa fácilmente las cantidades y permite comparar los distintos valores con gran facilidad.
Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer doble clic sobre el gráfico para seleccionarlo, debe aparecer con un marco de rayas oblícuas. Cuando estamos en un gráfico la barra de menús cambia.
Del menú Gráfico selecciona la opción Tipo de gráfico.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos a continuación
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta, inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
También puedes elegir otros estilos más personalizados con la pestaña Tipos personalizados.
Si quieres que cuando pulses el botón el gráfico que se genere no sea el de barras sino otro que a tí te gusta elige el gráfico y después pulsa en el botón Establecer como predeterminado.
Pulsa Aceptar.
Si quieres ocultar o mostrar una leyenda del gráfico pulsa en el botón leyenda.
Organizar la información por columnas quiere decir que los datos que aparecen en la primera columna serán los que compongan el eje X y se hace pulsando sobre el botón
Si quieres organizar la información por filas ( la primera fila representará el eje X) pulsa el botón y te quedará algo parecido a esto:
Si la hoja de datos del gráfico no aparece pulsa en el botón .
Si además del gráfico quieres mostrar la hoja de datos en la diapositiva pulsa el botón . Este es el resultado: Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones . Este es el resultado:
Si quieres modificar el color de alguna de las series que componen el gráfico (una de las barras que se representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero selecciónala en la barra estándar como te mostramos a continuación o haciendo clic sobre una de las barras de la serie.
Después despliega la lista y elige el color que quieras
11. Trabajar con Organigramas
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas, su utilización es muy sencilla y fácil de utilizar.
Crear un Organigrama
Para crear un organigrama tenemos que seleccionar del menú Insertar la opción Diagrama....
Aparecerá una ventana en la cual se muestran los tipos de diagramas que ofrece PowerPoint.
A continuación seleccionamos el tipo de diagrama que más se adapte a lo que deseamos y luego hacer clic en Aceptar.
Una vez insertado el organigrama aparece una barra de herramientas.
A través de esta barra controlamos las operaciones que podemos realizar con el organigrama.
Insertar forma nos permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.
En Diseño podemos controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos.
Una vez seleccionado el que nos gusta pulsamos Aplicar.
Añadir texto en los cuadros de un diagrama
Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, nada más tenemos que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que queremos insertar texto y aparecerá el cursor para que insertemos el texto
Podemos aplicar cualquier cambio a la fuente del texto dentro del diagrama. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...
12. La Barra de dibujo
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar líneas, cuadrados, círculos, dibujos ya prediseñados, etc.
Dibujar líneas rectas
Para crear líneas rectas seleccionamos el botón de la barra de dibujo.
Si la barra de dibujo no aparece, podemos desplegar el menú Ver, elegir Barra de herramientas y por último Dibujo.
Para cambiarles el color a las rectas hacemos doble clic sobre la que necesitamos, a continuación aparecerá la ventana Formato de autoforma.
En el apartado Línea seleccionamos el color de línea que más nos guste. También podemos cambiar el estilo, grosor y tipo de línea.
Dibujar flechas
Para dibujar flechas seleccionamos el botón de la barra de dibujo.
Para cambiar ciertas propiedades de las flechas como el color o la terminación, hacemos doble clic sobre la que necesitamos y después en la ventana Formato de autoforma que aparece seleccionamos el color y la terminación de la flecha que más nos guste.
Dibujar Cuadrados y rectángulos
Para dibujar cuadrados o rectángulos seleccionamos el botón de la barra de dibujo, después hacemos clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo lo arrastramos, y veremos aparecer el cuadrado; cuando lo tengamos del tamaño que queremos soltamos el ratón.
Haciendo doble clic sobre él, se abrirá la ventana Formato de autoforma donde podremos cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes (en el apartado línea) o añadir transparencia al fondo.
Dibujar Elipses y círculos
Para dibujar círculos y elipses seleccionamos el botón de la barra de dibujo, después hacemos clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo lo arrastramos hasta donde queramos.
Para cambiarles el color hacemos doble clic sobre el que queremos y después en la ventana Formato de autoforma podemos cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes (en el apartado línea) o añadir transparencia al fondo. .
Dibujar autoformas
PowerPoint te permite dibujar formas ya prediseñadas, como pueden ser una estrella, bocadillos de distintas formas, etc.
Para insertar alguna forma prediseñada tenemos que desplegar el menú Autoformas de la barra de Dibujo, elegir el estilo que más nos guste y después el dibujo en concreto.
Podemos elegir entre las categorías:
¨ Categoría Líneas
¨ Categoría Conectores
¨ Categoría Flechas de bloque
¨ Categoría Diagrama de Flujo
¨ Categoría Cintas y Estrellas
¨ Categoría en Llamadas
¨ Categoría en Botones de Acción.
Hacemos clic sobre la diapositiva con el botón izquierdo del ratón y lo arrastramos hasta conseguir la forma deseada.
Una vez dibujada nuestra autoforma podremos cambiar sus características haciendo doble clic sobre ella y después en la ventana Formato de autoforma que aparecerá seleccionar el color de relleno o color del borde, etc que queremos cambiar.
13. Insertar sonidos y películas
Para insertar un sonido en una presentación abre el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después aparecerá una lista en la que podrás elegir un sonido de la galería de sonidos que tiene PowerPoint. Podrás también insertar un sonido que ya tengas grabado en tu computadora, o grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como sonido un track de un CD de audio.
Insertar sonidos de la galería multimedia}
Abre el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona Sonido de la Galería multimedia....
En el panel de tareas aparecerá la lista de sonidos que aporta la galería multimedia de PowerPoint.
Para insertar el sonido, haz doble clic sobre él, después te preguntará si quieres que se reproduzca automáticamente el sonido o cuando hagas clic sobre él.
Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva verás que aparece un icono de bocina que representa al sonido.
Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva pulsa con el botón derecho del ratón sobre el dibujo de la bocina.
Si clickeas la casilla Repetir la reproducción hasta su interrupción el sonido no parará hasta que cambies de diapositiva. Esto resulta útil cuando queremos añadir música de fondo a la diapositiva.
Insertar sonidos desde un archivo
Abre el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona Sonido de archivo....
Te aparecerá una ventana en la que buscas la ubicación del archivo de sonido, una vez lo encuentres pulsa en Aceptar.
Insertar pista de un CD de audio
Abre el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona Reproducir pista de audio de Cd ....
Aparecerá la siguiente ventana:
Indica desde qué track hasta qué track quieres reproducir y clickea Aceptar.
Insertar películas desde la galería multimedia
Abre el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona Películas de la galería Multimedia...
En el Panel de tareas aparecerá una lista con las distintas películas que agrega la galería de PowerPoint.
Haz doble clic sobre la que quieras para insertarla en la diapositiva.
Insertar películas desde un archivo
Abre el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después selecciona película de archivo....
Te saldrá una ventana en la que buscas la ubicación del archivo de película, una vez lo encuentres clickea Aceptar.
14. Animaciones y transiciones
Animar Textos y objetos
Para animar un texto o un objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación abrir el menú Presentación y seleccionar personalizar animación.
Después aparecerá en el Panel de tareas algo parecido a lo que mostramos al lado.
En este panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la cual seleccionamos el tipo de efecto que queremos aplicar, incluso podemos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento.
Podemos emplear el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos dado a algún texto.
En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que comience la animación (al hacer clic sobre el mouse, después de la anterior diapositiva, etc).
Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo.
La velocidad es una característica común que la que podemos controlar en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos determinado a los distintos objetos de la diapositiva, como podrás notar aparecen en orden.
El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que apliquemos.
Ocultar diapositivas
La función ocultar diapositivas se utiliza para reducir el tiempo de una presentación pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para dar origen a una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.
Para ocultar las diapositivas sólo tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y después abrir el menú Presentación y elegir Ocultar diapositiva.
Transición de diapositiva
La transición de diapositiva nos permite establecer cómo se cambia de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva abre el menú Presentación y selecciona la opción Transición de diapositiva.
La primera lista que aparece Aplicar a las diapositivas seleccionadas: sirve para seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.
En la lista Velocidad: podemos modificar la velocidad de la transición entre una y otra diapositiva.
Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido:.
En la sección Diapositiva avanzada podemos indicar si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay que clickear con el ratón o bien le fijas un tiempo de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc..)
Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas clickea en el botón Aplicar a todas las diapositivas.
El botón Reproducir te muestra el resultado.
Ensayar intervalos
Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada
diapositiva sin apuros.
Para calcular el tiempo que necesitas tienes que abrir el menú Presentación y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que se inicia la presentación pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece un contador que mide el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra clickeando algún botón del mouse.
En el recuadro blanco te muestra el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de los tiempos, es decir, el tiempo que transcurrió desde la primera diapositiva.
La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner en cero el cronómetro de la diapositiva).
Una vez terminamos el ensayo PowerPoint pregunta si queremos conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestamos que sí veremos que aparece una pantalla en la que nos muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.
